Whistleblowing

Exprivia siempre ha estado atenta a prevenir los riesgos que pueden comprometer la gestión responsable y sostenible de su negocio y está convencida de que operar respetando los principios éticos beneficia a la actividad empresarial. A tal fin, se opone a los fenómenos derivados del incumplimiento del conjunto normativo en defensa de la corrección, honestidad y lealtad en todas las relaciones, tanto internas como externas, asumiendo el compromiso de "tolerancia cero" con la corrupción, sea cual sea su forma, ratificado tanto en el Código ético como en el Modelo de organización, gestión y control adoptado de acuerdo con el Decreto Legislativo 231/01 desde el 31/3/2008.

En este sentido, de acuerdo también con las indicaciones del Código de autodisciplina para las sociedades cotizadas en la Bolsa italiana, Exprivia ha introducido una plataforma digital que permite a todos los stakeholder señalar - a través de un portal online - supuestos de conductas ilícitas o irregularidades y violaciones de procedimientos y disposiciones empresariales.

Los avisos serán tratados por el Comité ético de Exprivia y por el Organismo de vigilancia. El Comité ético está integrado por la auditoría interna, por el responsable de la función de recursos humanos, por el responsable de la función legal y por el RGPC (Responsable del Sistema de Gestión para la Prevención de la Corrupción).

El sistema permite el envío de avisos sin la obligación de registrarse ni de declarar las propias generalidades. Si el autor del aviso opta por indicar sus datos generales, la confidencialidad está garantizada.

Todos los datos personales se tratarán de acuerdo con la normativa vigente sobre la protección de los datos personales, es decir, el Reglamento UE 2016/679 (GDPR), además de cualquier otra norma sobre la materia aplicable en Italia, en pleno respeto de los derechos y libertades fundamentales de los sujetos implicados, con especial atención a la confidencialidad relativa a su identidad y a la seguridad del tratamiento.

NORMATIVA

•  Decreto Legislativo n.º 24, de 10 de marzo de 2023, «Aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y por la que se establecen disposiciones sobre la protección de las personas que denuncien infracciones de las leyes nacionales»
• Ley n.º 179 de 30 de noviembre de 2017 “Disposiciones para la tutela de los autores de avisos de delitos o irregularidades de los que hemos tenido conocimiento en el ámbito de una relación de trabajo público o privado”
• Decreto Legislativo de 8 de junio de 2001, n.º 231 “Disciplina de la responsabilidad administrativa de las personas jurídicas, las sociedades y las asociaciones, incluso carentes de personalidad jurídica, de acuerdo con el artículo 11 de la Ley de 29 de septiembre de 2000, n.º 300“
• Código ético Exprivia
• Modelo de organización, gestión y control de Exprivia, de acuerdo con el Decreto Legislativo 231/2001
• Norma SA 8000 - Sistema de Gestión de la Responsabilidad Social
• Norma UNI/PdR 125 – Sistema de Gestión de Igualdad de Género
• Norma ISO 37001 - Sistema de Gestión para la Prevención de la Corrupción
• Reglamento europeo 2016/679 – GDPR (General Data Protection Regulation) del 27 de abril de 2016
• Decreto Legislativo de 30 de junio de 2003, n.º 196 “Código para la protección de datos personales” integrado con las modificaciones introducidas por el Decreto Legislativo de 10 de agosto de 2018, n.º 101 “Disposiciones para la adaptación de la normativa nacional a las disposiciones del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en relación con el tratamiento de los datos personales, además de a la libre circulación de dichos datos, que deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general sobre la protección de datos)”

PREGUNTAS MÁS FRECUENTES

1. ¿Quién puede presentar una denuncia?
   Cualquier persona puede enviar un informe a Exprivia SpA o Exprivia Projects Srl (las "Sociedades"): empleados, directores, auditores legales, accionistas, gerentes y, en general, todos aquellos que operan, en Italia y en el extranjero, en nombre o a favor de las empresas mencionadas, que trabajan para ellas o que tienen relaciones comerciales con ellas a través de cualquier tipo de contrato o asignación (trabajadores por cuenta propia, colaboradores, autónomos, clientes, proveedores, socios, consultores, agentes, intermediarios, becarios, voluntarios, becarios, etc.).
2. ¿Cuál es el objeto de los informes?
   Los informes deberán referirse, en general, a sospechas razonables y legítimas o a un conocimiento de buena fe de conductas ilícitas o irregularidades en el marco del trabajo o de la colaboración con la Sociedad que puedan perjudicar la integridad de la propia Sociedad o del Grupo Exprivia. Por lo tanto, se remontan a:

• violación de la legislación nacional o europea, incluidos los delitos administrativos, contables, civiles o penales
• violaciones del Modelo de Organización, Gestión y Control de conformidad con el Decreto Legislativo 231/2001;
• violaciones del Código Ético (discriminación, acoso, conflicto de intereses, ...);
• violaciones de las disposiciones o procedimientos internos que pueden ser sancionados por medios disciplinarios, incluidos los relacionados con cuestiones de responsabilidad social (p. ej. el respeto del trabajo exigido por la ley, el lugar de trabajo adecuado, seguro y saludable, la no discriminación , la igualdad de género y la equidad) y la prevención de la corrupción (por ejemplo, actos de corrupción activa y pasiva, regalos, donaciones);
• en general, hechos que puedan ser constitutivos de delitos o causar daños (financieros o reputacionales) a la Sociedad o al Grupo Exprivia.

No deben ser reportados y, en cualquier caso, serán ignorados por el sistema:

• hechos basados en "rumores" o "rumores" reportados;
•  Disputas, reclamaciones o solicitudes relacionadas con un interés personal del denunciante que se refieran exclusivamente a sus relaciones laborales individuales.

3. ¿Qué canales puedo utilizar para enviar una denuncia?
   Se pueden utilizar los siguientes canales internos:

Para informes escritos

• Portal web: whistleblowing
• enviando correo ordinario a la dirección Via Adriano Olivetti n.11 – 70056 – Molfetta (BA), indicando la empresa destinataria (Exprivia SpA o Exprivia Projects Srl), a la atención del Consejo de Control o del Comité de Ética

Para informes orales

• Llamada telefónica al número directo +39 080 5362998
• Solicitud de reunión directa con los responsables del informe, a través del número de teléfono +39 080 5362998

El portal web es el canal de denuncia que ofrece mayores garantías de confidencialidad y protección de la identidad del denunciante y de todos los datos relacionados con la denuncia, incluidos los datos de la persona denunciada.

4. ¿Cuándo puedo utilizar canales externos (ANAC y divulgación pública) para enviar una denuncia?

El denunciante podrá utilizar los canales externos de denuncia establecidos por la ANAC en su portal institucional, únicamente cuando se cumpla alguna de las siguientes condiciones:

1. 1. el denunciante ya ha realizado una denuncia interna y no se le ha dado seguimiento;
   2. el denunciante tiene motivos razonables para creer que, si el denunciante hiciera una denuncia interna, no se le daría un seguimiento eficaz o que la misma denuncia podría dar lugar al riesgo de represalias;
   3. El denunciante tiene motivos razonables para creer que la infracción puede constituir un peligro inminente u obvio para el interés público.

Con carácter residual y limitado a la concurrencia de las condiciones que se indican a continuación, se permite la información mediante divulgación pública a través de la prensa o medios electrónicos o, en cualquier caso, a través de medios de difusión capaces de llegar a un gran número de personas. El denunciante que hace una revelación pública se beneficia de la protección prevista por el Decreto si, en el momento de la divulgación pública, se cumple una de las siguientes condiciones:

1. 1. el denunciante ha realizado previamente una denuncia interna y externa o ha realizado directamente una denuncia externa y no ha sido respondida en los plazos establecidos;
   2. el denunciante tiene motivos razonables para creer que la infracción puede constituir un peligro inminente u obvio para el interés público;
   3. El denunciante tiene motivos razonables para creer que la denuncia externa puede entrañar el riesgo de represalias o que no puede ser objeto de un seguimiento eficaz debido a las circunstancias específicas del caso concreto, como aquellas en las que las pruebas pueden ocultarse o destruirse o cuando existe un temor fundado de que la persona que recibe la denuncia pueda estar en connivencia con el infractor o implicada en la propia infracción.

5. ¿Cuál es el contenido necesario de un informe?
   El informe deberá contener elementos útiles que permitan a los órganos responsables del análisis y tramitación del informe realizar las comprobaciones oportunas para verificar su validez. Por lo tanto, el informe debe contener los siguientes elementos:

• una descripción clara y completa de los hechos denunciados;
• las circunstancias del tiempo y lugar en que se cometieron;
• datos personales u otros elementos (como el puesto y el servicio en el que se desarrolla la actividad) que permitan identificar a la(s) persona(s) que ha/han llevado a cabo/s los hechos denunciados;
• la indicación de cualquier otro sujeto que pueda informar sobre los hechos que se denuncian;
• la indicación de cualquier documento u otra prueba que pueda confirmar la validez de tales hechos;
• cualquier otra información que pueda proporcionar información útil sobre la existencia de los hechos denunciados.

6. ¿Puedo presentar una denuncia anónima?
   Sí, es posible presentar denuncias anónimas. La Compañía considerará dichos informes si los elementos indicados se detallan de tal manera que sacan a la luz hechos y situaciones sobre los cuales es posible hacer las conclusiones necesarias.
7. ¿Quién se hará cargo y procesará mi denuncia enviada a través de los canales internos?
   La gestión de las denuncias a través de los canales internos se encomienda a una Oficina de Denuncias que está compuesta de la siguiente manera:
   1. el Comité de Ética, integrado por el Auditor Interno y los responsables de Recursos Humanos, Legal y del RGPC (Responsable del Sistema de Gestión para la Prevención de la Corrupción), el cual, una vez recibidos los informes, los analizará, verificará y procesará, informando al Órgano de Control (SB); si las denuncias se refieren a delitos a que se refiere el Decreto Legislativo 231/01, los remitirá a la dirección de la SB
   2. por el SB, que analizará, verificará y tramitará las denuncias comprendidas en los delitos a que se refiere el Decreto Legislativo 231/01 y que, si considera que las denuncias no son de su competencia, las remitirá a la dirección del Comité de Ética. Aun cuando el informe sea responsabilidad del OS, éste informará al Comité de Ética, con excepción únicamente de aquellos miembros que puedan estar en conflicto de intereses con el informe, del informe recibido y gestionado por éste.

En el caso de que se considere que alguno de los miembros del equipo evaluador está implicado de alguna manera en el informe o se considere necesario o incluso oportuno que uno de estos miembros sea excluido de la gestión del informe, es posible, a través del portal web, poner de manifiesto esta circunstancia dentro del propio portal y excluir de la presentación a determinados sujetos.

8. ¿Recibe el denunciante confirmación de aceptación y feedback sobre la gestión de la denuncia enviada?

Sí, dentro de los siete días siguientes a la recepción de la denuncia, los responsables de la misma remitirán al denunciante una nota informativa de recepción y aceptación de la denuncia. Esta notificación se remitirá a la dirección indicada por el denunciante en la denuncia, si la hubiera.

Además, los encargados de la presentación de informes proporcionarán información al informe en un plazo de tres meses a partir de la fecha del acuse de recibo o, en ausencia de dicho acuse de recibo, en un plazo de tres meses a partir de la expiración del plazo de siete días a partir de la presentación del informe.

9. ¿Puedo hacer un seguimiento del estado de tramitación de mi denuncia?
   Ciertamente. El autor de la denuncia enviada a través del portal web de Whistleblowing tendrá acceso continuo a verificar la evolución de su denuncia utilizando el código único proporcionado por el portal web en el momento de abrir la denuncia.
10. ¿Cuáles son las medidas de protección garantizadas al denunciante por el Procedimiento de Denuncia?

El sistema de protección prescrito por el Decreto Legislativo nro. La n.º 24/2023 establece un conjunto de protecciones otorgadas al denunciante y a los denominados facilitadores, es decir, a los sujetos que forman parte del mismo contexto de trabajo que el denunciante y que han facilitado la presentación de la denuncia, así como a la persona denunciada o involucrada en la denuncia. Siempre que la denuncia se haya realizado de acuerdo con los procedimientos y requisitos establecidos en el Decreto Legislativo núm. Nº 24/2023 y recogidas en el Procedimiento, las principales garantías son:

1. 1. la protección de la confidencialidad del denunciante, del facilitador, de la persona implicada y de las personas mencionadas en el informe;
   2. protección contra cualquier medida de represalia adoptada por la Compañía contra el denunciante y los facilitadores;
   3. Exclusión de responsabilidad civil, penal, administrativa o disciplinaria del denunciante con respecto a la revelación y difusión de determinada información.