Robotic Process Automation: ¿cuál es la situación actual?

Desde vuestro observatorio, ¿cuáles son actualmente los principales ámbitos de aplicación de la automatización robótica de procesos y qué interés muestran las empresas italianas ante este tipo de soluciones?

La cantidad de tiempo que se dedica a realizar actividades repetitivas es increíble: las tareas manuales o la inserción de datos en los sistemas de software empresariales ocupan buena parte de la jornada de un empleado.
Las organizaciones ya pueden confiar en la tecnología, y en particular en la automatización robótica de procesos ("Robotic Process Automation" o RPA), para reducir las tareas repetitivas, permitiendo a los empleados dedicarse a tareas de mayor valor.

Además, un trabajo monótono disminuye la satisfacción del empleado, lo que se traduce en una menor productividad y una mayor ineficiencia.
La RPA minimiza los errores de digitación, acelera el trabajo y reduce los costes. Libera a los empleados de las tareas banales y repetitivas, sacando partido a sus competencias humanas. Al transferir las actividades de menor valor a los bots de la RPA, la empresa obtiene una mayor eficiencia que le permite incrementar la productividad, automatizar los flujos de trabajo, eliminar los errores humanos, reducir los costes de mano de obra y gestionar el riesgo de cumplimiento.
Todos estos resultados mejoran el rendimiento y reducen los costes, contribuyendo al éxito de una empresa.

Hoy en día, la RPA se utiliza en muchos sectores diversos, desde los servicios financieros hasta la asistencia sanitaria, y desde la producción hasta el sector público o la venta minorista. El uso de la RPA ya está bastante difundido gracias a su facilidad de aplicación en cualquier ámbito comercial. Prácticamente cualquier proceso repetible de alto volumen, guiado por reglas empresariales precisas, es un candidato óptimo para la automatización. La RPA ofrece valor en todos los ámbitos comerciales y en todas las funciones. Dentro de una organización, todas las áreas empresariales pueden beneficiarse de la RPA.

Algunos ejemplos de las áreas empresariales y los procesos más comunes que pueden automatizarse son:

Administración, finanzas y control (gestión de pedidos, tramitación de pagos, elaboración de informes, facturación, gestión preventiva, conciliación bancaria, cierres, consolidación, ingresos, etc.) – Tecnología de la información (supervisión de servidores y aplicaciones, elaboración y distribución de correos electrónicos, copias de seguridad y restauración, etc.) – Recursos humanos (tramitación de salarios, gestión de la asistencia, incorporación, contratación en el área administrativa, etc.) – Gestión operativa (gestión de existencias, planificación de la demanda y la oferta, etc.) – Servicio a los clientes (gestión de pedidos, creación de cuentas de clientes, etc.).

Entre los ámbitos en los que los proveedores de soluciones de RPA están invirtiendo en mayor medida se encuentran indudablemente la contabilidad y las finanzas. Efectivamente, las empresas pueden obtener grandes ventajas del uso de la RPA para gestionar los documentos fiscales y los pagos, pero también conectando estos aspectos con la cadena de suministro, es decir, con la gestión de los pedidos, de las existencias, etcétera. En la práctica, en el mercado se están consolidando soluciones capaces de automatizar todo el ciclo de los pedidos: el activo, desde la preparación de los pedidos entrantes hasta la facturación, y el pasivo, es decir, todos los procesos y flujos de trabajo que conciernen a las compras de la empresa, desde la gestión completa de los proveedores de materias primas y la comprobación de las existencias hasta los pagos. Los ámbitos de aplicación pueden ampliarse aún más si se piensa que la RPA está yendo mucho más allá de la simple automatización de las actividades para convertirse en IRPA ("Intelligent RPA"). La RPA inteligente potencia las funciones existentes gracias a la inteligencia artificial (IA) y a las tecnologías de aprendizaje automático. Estas innovaciones permiten a la RPA automatizar las actividades laborales que son más cognitivas (basadas en conocimiento y valoración). Si la RPA está diseñada para replicar un proceso, la inteligencia artificial aprende a partir de lo que ve y va más allá de la ejecución de tareas repetitivas.

La integración de la RPA con las diversas formas de inteligencia artificial permite por tanto una multiplicación de los posibles campos de aplicación de la automatización robótica de procesos. Aplicando instrumentos de IA como los modelos de aprendizaje automático y el procesamiento del lenguaje natural (NLP), la RPA inteligente respalda la hiperautomatización, la capacidad de identificar, controlar y automatizar rápidamente los procesos comerciales y de TI. La RPA inteligente es capaz de examinar y elaborar datos semiestructurados y no estructurados, visualizar vídeos y comprender discursos, entablando conversaciones con usuarios y clientes.

La difusión de estos proyectos está aumentando, y la pandemia ha sido capaz en ciertos casos de acelerar el proceso en términos de desarrollo e inversión.
Se estima que la venta de sistemas de RPA ha generado en 2021 un volumen de negocios global de alrededor de 1.900 millones de dólares, y se espera que siga creciendo hasta alcanzar los 13.000 millones de dólares en 2030.

Según un informe publicado por Market Research Future, se espera que el mercado global de la automatización robótica de procesos ascienda a 2.700 millones de dólares en 2023, lo que supondría una importante tasa de crecimiento interanual global desde 2019. Este valor absoluto puede adscribirse principalmente a las inversiones realizadas en Norteamérica y Europa.

También en Italia ha aumentado la compra de soluciones y servicios para la aplicación de la inteligencia artificial y la automatización robótica de procesos.
El Ministerio Italiano de Desarrollo Económico (Mise) ha incluido la inteligencia artificial en la agenda para el plan de implementación productiva del país, publicando el Programa Estratégico para la Inteligencia Artificial 2022-2024, en el que no solo declara la madurez de los sistemas digitales en las capacidades de aprendizaje y razonamiento, sino también su importancia capital en la sociedad y en las actividades económicas de los sectores más punteros.

A su vez, el Plan Nacional de Recuperación y Resiliencia (PNRR) dedica más de 40.000 millones de euros a la digitalización del país. La mayor parte se destina a la transición digital del sector público y del sistema de producción privado: para innovar, digitalizar y potenciar la seguridad de la Administración Pública y para la digitalización del sistema productivo a fin de aumentar la competitividad.

No obstante, por varios motivos ligados también a la cultura de nuestro país, el porcentaje de proyectos activos en Italia en el ámbito de la RPA o la IRPA es todavía muy bajo. Una parte de la dificultad radica en la cultura laboral, que aún no está tan madura en los campos del desarrollo digital y la robótica automatizada.

La RPA se ve todavía con escepticismo, aún hay dudas sobre la transparencia en la gestión de los procedimientos automatizados y se teme quedar expuesto al confiar en sistemas automatizados, en ocasiones gestionados por terceros y no directamente controlables (los temas actuales versan sobre la ciberseguridad, la gestión de las credenciales de acceso, la habilitación y las autorizaciones, la gestión de la segregación de tareas o el RGPD y el tratamiento de datos).
Afortunadamente, a nivel europeo estamos viendo un gran impulso para desarrollar una legislación más orientada a la protección de los consumidores y a los aspectos éticos vinculados a estas nuevas tecnologías.

Por desgracia, algunos temores son difíciles de superar en este momento, quizá incluso más que los costes o la infraestructura. Aún queda un largo camino por recorrer, pero el crecimiento a nivel global —y aunque sea en menor grado, también a nivel nacional— de la RPA inteligente en el último trienio demuestra una mayor conciencia de que la hiperautomatización contribuye al éxito de las empresas.

¿Cuál es la mejor manera de introducir la RPA en la empresa, teniendo en cuenta su impacto en los procesos y las formas de trabajo consolidadas durante años?

Como decíamos, la RPA puede utilizarse para automatizar procesos repetitivos, con amplio margen de error, basados en reglas que tienen tiempos críticos o caracterizados por la estacionalidad. La adopción de la RPA se está acelerando en todo el mundo gracias a su facilidad de aplicación y al alto valor que aporta a las empresas en términos de transformación digital.

Las ventajas de las soluciones de RPA van más allá de la reducción de los costes e incluyen: tiempos reducidos y productividad mejorada, flexibilidad y escalabilidad, mayor precisión, mejora del estado de ánimo de los empleados, más tiempo para innovar concentrándose en el cliente, adquisición de datos estructurados y detallados. Como se puede intuir, la automatización de los procesos gracias a la RPA puede aportar numerosas ventajas a la empresa en forma de ahorro de costes, velocidad, reducción de errores, estandarización de los procesos, cumplimiento y servicio ininterrumpido.

Los programas de RPA trabajan en áreas y roles operativos que las personas abandonarán cada vez en mayor medida; se trata de tareas aburridas y repetitivas que requieren poca cualificación. En general, los procesos donde puede intervenir el software son aquellos con un alto nivel de estandarización.
La RPA tiene un fuerte impacto no solo en los sistemas de información y tecnológicos, sino también en las personas y en los procesos. Mientras que los bots de RPA gestionan determinadas actividades, las personas pueden y deben contar con las condiciones adecuadas para aportar valor añadido aprovechando su profesionalidad. El fin último de la RPA es lograr que la mano de obra se concentre en las actividades más relevantes, lo que pasa inevitablemente por una revisión de los procesos y de la asignación de las tareas.

La tecnología RPA debe contribuir al cambio de las actividades operativas y de control que normalmente requieren personal —interno o externo— dedicado específicamente a ellas hacia una "mano de obra digital". Con la doble ventaja de revalorizar el capital humano mediante la asignación de tareas de mayor valor y de reducir el esfuerzo y los gastos asociados a los flujos de trabajo automatizados.

Por tanto, la RPA es un instrumento formidable a disposición de las empresas y, como tal, debe utilizarse del modo más adecuado: un instrumento complementario, no sustitutivo, del intelecto humano. Por ello, es importante mantener una buena comunicación con el personal, preparando de la mejor forma posible el contexto adecuado para esta transformación. De hecho, otro de los riesgos de la automatización robótica de procesos es tratar de imponer un cambio tan importante desde arriba, sin tener en cuenta los hábitos y las competencias que los trabajadores han desarrollado con los años. Puede parecer un aspecto de menor importancia, pero lograr un consenso en torno a este tipo de decisiones es un reto en absoluto marginal.

¿Qué papel desempeña la automatización robótica de procesos en vuestra propuesta de valor y cómo trabajáis para que el cliente pueda disfrutar plenamente de los beneficios?

Es fundamental señalar que, a nivel académico, la RPA no debe considerarse solamente como una tecnología para la automatización, sino más bien como una metodología que abarca todo el ciclo de vida de un proceso empresarial: desde la determinación de casos prácticos en los que aplicarla hasta el diseño del software necesario y la distribución del propio software.

Una característica única de algunos instrumentos de RPA es su accesibilidad a personas que no son programadores, lo que permite que expertos de un campo determinado sin conocimientos de programación puedan crear e implementar flujos de trabajo de RPA. Conocida como "desarrollador ciudadano" (citizen developer), esta figura sin experiencia en código es el experto en el campo de la rutina laboral que se somete a la automatización.
Aunque esta característica democratiza la RPA, los escenarios más avanzados requieren capacidades y competencias técnicas más evolucionadas.

Estas competencias, unidas a experiencias amplias y diversas, a aceleradores consolidados y a una clara capacidad de gobernanza, ayudan a diseñar la propuesta de valor de Exprivia en el área de la RPA y la hiperautomatización.
Exprivia ofrece a los clientes servicios y soluciones tecnológicas que permiten digitalizar los procesos para hacerlos más eficientes, flexibles, resilientes y adaptables al propio negocio. Los clientes de Exprivia son empresas, medianas y grandes, del sector público y privado, para las que las tecnologías digitales representan una palanca estratégica para reforzar su competitividad.

Exprivia propone a los clientes la hiperautomatización como enfoque sistemático para identificar, examinar y automatizar rápidamente el mayor número posible de procesos empresariales y de TI. Esto conlleva un uso concertado de más tecnologías, instrumentos o plataformas. Los ejemplos incluyen la IA, el aprendizaje automático, el software orientado a eventos, la automatización robótica de procesos (RPA), los paquetes de BPM inteligentes, las IPaS (plataformas de integración como servicio), los instrumentos de bajo código y otros tipos de instrumentos de apoyo a la automatización de las decisiones, los procesos y las tareas.

Por tanto, la implementación de la automatización robótica de procesos forma parte de una propuesta de valor más amplia centrada en la cultura de la automatización como elemento competitivo capaz de generar una optimización de los procesos. Así, no nos limitamos a ofrecer una más de las numerosas soluciones de RPA disponibles en el mercado.

Lo hacemos porque conocemos bien las tecnologías y los instrumentos, la ciberseguridad, los sectores empresariales y los procesos que vamos a automatizar. Sobre esta base estructuramos nuestros mejores servicios.
Para una iniciativa de automatización planificada con precisión, sugerimos partir de una valoración descendente de los flujos de trabajo existentes. La RPA inteligente, combinada con instrumentos de inteligencia de procesos empresariales, ayuda a identificar rápidamente los procesos empresariales que obtendrán mayores ventajas de la automatización.

Una vez identificados los mejores procesos candidatos, estamos listos para analizar, proyectar, implementar y lanzar la RPA más eficaz para ese objetivo en el menor tiempo posible.

Como Exprivia, hay tres frentes en los que centramos nuestra atención a diario:

• Consolidación de las competencias con una actividad de investigación y estudio continuo en el campo de la hiperautomatización
• Refuerzo de nuestras capacidades en la búsqueda de casos prácticos y el desarrollo de modelos de automatización inteligente
• Asistencia a los clientes en temas innovadores y de investigación consolidando soluciones experimentales y llevándolas a la producción plenamente operativa