BPPB migliora processi e servizi dal back office al front office
Interpretare la vision di Banca Popolare di Puglia e Basilicata in termini di scenari di business
In un contesto di profonda trasformazione tecnologica, in cui digitalizzazione, cambiamenti delle abitudini e bisogni dei clienti, bassa redditività nel lending e regolamentazione sempre più stringente hanno messo in discussione il tradizionale modello di servizio bancario, Exprivia, da tempo partner della Banca Popolare di Puglia e Basilicata, ha saputo interpretare la vision della Banca in termini di scenari di business.
BPPB è una realtà territoriale che, coerentemente con la propria mission, opera a stretto contatto con la comunità locale, supportando l’attività economica della piccola e media impresa e delle famiglie socie.
Grazie a un forte legame con le persone, alla grande capacità di ascolto delle loro esigenze e alla consapevolezza dei cambiamenti in atto, BPPB a partire dal 2019 ha intrapreso una fase di ripensamento della propria offerta di servizi, valutando la possibilità di reingegnerizzare alcune attività per incrementare l’efficienza e ottimizzare i costi.
Exprivia ha saputo cogliere questa occasione, proprio nell’avvio di questo processo, di affiancare il management della Banca nella fase di analisi e di valutazione di una serie di opportunità di automazione sul perimetro operativo degli uffici di Back Office, Contabilità e Antiriciclaggio.
Ripensare le attività di Back Office
Exprivia ha, quindi, proposto un progetto in grado di semplificare e standardizzare i processi con una serie di interventi a livello di Back Office, funzionalizzando l’operatività grazie a logiche di Lean Organization (organizzazione snella), e suggerendo la creazione a livello centrale dei team di lavoro specializzati. Ponderando e razionalizzando le attività, alcuni servizi sono stati esternalizzati a strutture specializzate e più efficienti. Dal punto di vista documentale, sono stati adottati processi paperless, azzerando la necessità di utilizzare la carta. A livello di automazione dei processi ad alta intensità, sono state introdotte Piattaforme di Business Process Management (BPM) che permettono l’integrazione di attività, robotizzate e non, in una logica di automazione globale, sistemi di Robotic Process Automation (RPA) che supportano la forza lavoro tradizionale, automatizzando attività ripetitive e standardizzate nonché Soluzioni di Optical Character Recognition (OCR) che incrementano il livello di dematerializzazione dell’informazione, riducendo i tempi di attesa dell’utente in filiale, tramite automazione degli input digitati.
Le sfide e le opportunità
Il progetto è partito ad inizio 2020, con l’obiettivo di automatizzare e migliorare i processi di censimento e variazione delle anagrafiche nonché i processi di pignoramento di tipo amministrativo e giudiziario. Exprivia, in nel suo duplice ruolo di consulente e system integrator, ha fornito le licenze delle piattaforme e lavorato alle varie implementazioni.
Tra gli aspetti più sfidanti del progetto, l’integrazione della nuova soluzione coi sistemi bancari legacy, su cui i processi tecnici interni avrebbero dovuto comunque insistere, con particolare riferimento alla gestione delle anagrafiche, dei conti correnti e degli asset dei clienti. Nel caso specifico BPPB utilizza i sistemi informativi di Cedacri che andavano interfacciati con la nuova soluzione di BPM. L’integrazione coi sistemi Cedacri è stata perseguita con due approcci tecnologici differenti e complementari. Da un lato l’utilizzo di API (web services collegate direttamente al BPM e, dall’altro l’utilizzo dell’RPA per tutte le funzionalità per cui non risultano disponibili API. Nel giro di 24 mesi i sistemi erano pienamente a regime.
I vantaggi
Il progetto di TRASFORMAZIONE DIGITALE si propone, quindi, di apportare alcuni vantaggi a livello operativo, funzionale ed economico. Grazie a un’INTERFACCIA APPLICATIVA UNICA PER LA GESTIONE DEI PROCESSI, l’operatore non si interfaccia più con diversi applicativi di back-office, oggi mediati dal BPM. La dematerializzazione dei processi documentali, oltre a ridurre i costi, gli errori e gli sprechi legati al cartaceo, ha ottimizzato il servizio incrementale: in ogni momento, una pratica business è immediatamente richiamabile e lavorabile in tutto il suo corredo documentale.
A livello di centralizzazione, un altro aspetto significativo della riprogettazione è stata la costituzione di un Polo dedicato per la lavorazione di tutti i processi di pignoramento. Attività che hanno ridotto considerevolmente i tempi di attraversamento delle pratiche, efficientando le performance di front office.
