Whistleblowing

Exprivia è da sempre attenta alla prevenzione dei rischi che potrebbero compromettere la gestione responsabile e sostenibile del proprio business ed è convinta che operare nel rispetto dei principi etici è premiante per l’attività aziendale. Allo scopo contrasta il verificarsi di fenomeni derivanti dalla violazione del complesso normativo a presidio della correttezza, onestà e lealtà in ogni rapporto sia interno che esterno facendo proprio un impegno alla “tolleranza zero” nei confronti della corruzione sotto qualsiasi forma, ribadito sia nel Codice Etico che nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato ai sensi del D.lgs. 231/01 sin dal 31/3/2008.

Per questo, aderendo anche alle indicazioni del Codice di autodisciplina per le società quotate nella Borsa Italiana, Exprivia ha introdotto una piattaforma digitale che consente a tutti gli stakeholder di segnalare - attraverso un portale on-line – ipotesi di condotte illecite o irregolarità e violazioni di procedure e disposizioni aziendali.

Le segnalazioni saranno trattate dal Comitato Etico di Exprivia e dall'Organismo di Vigilanza. Il Comitato Etico è, costituito dall'Internal Audit, dal Responsabile della funzione Risorse Umane, dal Responsabile della funzione Legale e dal RGPC (Responsabile del Sistema di Gestione per la Prevenzione della Corruzione).

Il sistema consente l’invio di segnalazioni senza l’obbligo di registrarsi né di dichiarare le proprie generalità. Qualora il Segnalante scelga di indicare le proprie generalità, ne è garantita la riservatezza.

Tutti i dati personali verranno trattati ai sensi della vigente normativa sulla protezione dei dati personali, intendendosi il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) nonché di qualsiasi altra normativa in materia applicabile in Italia, nel pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali dei soggetti coinvolti, con particolare riguardo alla riservatezza della loro identità e alla sicurezza del trattamento.

NORMATIVA

• • Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” 
  • Legge n. 179 del 30 novembre 2017 “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato” 
  • Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell´articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300“
  • Codice Etico Exprivia
  • Modello di Organizzazione Gestione e Controllo di Exprivia ai sensi del D. Lgs. 231/2001
  • Norma SA 8000 – Sistema di Gestione per la Responsabilità Sociale
  • Norma UNI/PdR 125 – Sistema di Gestione per la Parità di Genere
  • Norma ISO 37001 - Sistema di Gestione per la Prevenzione della Corruzione
  • Regolamento europeo 2016/679 – GDPR (General Data Protection Regulation) del 27 aprile 2016
  • Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali” integrato con le modifiche introdotte dal Decreto Legislativo 10 agosto 2018, n. 101 “Disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati)”

  FAQ

  1. Chi può inviare una segnalazione?
     Chiunque può inviare una segnalazione a Exprivia SpA o a Exprivia Projects Srl (le “Società”): i dipendenti, gli amministratori, i sindaci, gli azionisti, i dirigenti e, in generale, tutti coloro che operano, in Italia e all’estero, per conto o a favore delle suddette società, che prestano la propria attività presso le stesse o che intrattengono relazioni d’affari con quest’ultime attraverso qualunque tipo di contratto o incarico (lavoratori autonomi, collaboratori, liberi professionisti, clienti, fornitori, partner, consulenti, agenti, intermediari, tirocinanti, volontari, stagisti, etc.).
  2. Qual è l’oggetto delle segnalazioni?
     Le segnalazioni devono riguardare, in generale, il ragionevole e legittimo sospetto o la consapevolezza in buona fede di condotte illecite o di irregolarità nell’ambito dell’attività lavorativa o di collaborazione con la Società che possano nuocere all’integrità della Società stessa o del Gruppo Exprivia. Esse potranno quindi essere riconducibili a:
  • violazione di normativa nazionale o europea, ivi inclusi gli illeciti amministrativi, contabili, civili o penali
  • violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D. Lgs. 231/2001;
  • violazioni del Codice Etico (discriminazioni, molestie, conflitto d’interessi, …);
  • violazioni di disposizioni o procedure interne sanzionabili in via disciplinare, comprese quelle afferenti ai temi della responsabilità sociale (es. rispetto del lavoro previsto dalla legge, luogo di lavoro adeguato, sicuro e salubre, non discriminazione, parità di genere, equità) e della prevenzione della corruzione (es. eventi di corruzione attiva e passiva, regalie, donazioni);
  • in generale, fatti che possono integrare reati o arrecare danno (patrimoniale o di immagine) alla Società o al Gruppo Exprivia.

  Non devono essere oggetto di segnalazione e, in ogni caso, verranno ignorati dal sistema:

  • fatti basati su “voci” o riportati “per sentito dire”;
  •  contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro.
  3. Quali canali posso utilizzare per inviare una segnalazione?
     Possono essere utilizzati i seguenti canali interni:

  Per segnalazioni scritte

  • portale web: Whistleblowing
  • invio di posta ordinaria all’indirizzo Via Adriano Olivetti n.11—70056 – Molfetta (BA), specificando la Società destinataria (Exprivia SpA o Exprivia Projects Srl), all’attenzione dell’Organismo di Vigilanza o del Comitato Etico

  Per segnalazioni orali

  • chiamata telefonica al numero diretto +39 080 5362998
  • richiesta di incontro diretto con i gestori della segnalazione, tramite il numero telefonico +39 080 5362998

  Il portale web è il canale di segnalazione che offre le maggiori garanzie di riservatezza e protezione dell’identità del segnalante e di tutti i dati collegati alla segnalazione, inclusi i dati del segnalato.

  4. Quando posso utilizzare i canali esterni (ANAC e divulgazione pubblica) per l’invio di una segnalazione?

  Il segnalante potrà utilizzare i canali di segnalazione esterna istituti dall’ANAC sul proprio portale istituzionale, solo quando ricorra una delle seguenti condizioni:

  1. il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
  2. il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
  3. il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

  In via residuale e limitatamente al ricorrere delle condizioni sotto indicate, è consentita la segnalazione tramite divulgazione pubblica tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone. Il segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dal Decreto se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:

  1. il segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti;
  2. il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
  3. il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

5. Quali sono i contenuti necessari di una segnalazione?
   La segnalazione deve contenere elementi utili a consentire agli organismi preposti all’analisi e al trattamento della segnalazione stessa di procedere alle opportune verifiche a riscontro della sua fondatezza. La segnalazione deve pertanto contenere i seguenti elementi:

• una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi;
• le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati;
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• l’indicazione di eventuali documenti o altre evidenze che possano confermare la fondatezza di tali fatti;
• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

6. Posso inviare una segnalazione anonima?
   Sì, è possibile inviare segnalazioni anonime. La Società prenderà in considerazione tali segnalazioni qualora gli elementi indicati siano circostanziati in modo da far emergere fatti e situazioni sui quali sia possibile operare i necessari riscontri.
7. Chi prenderà in carico e tratterà la mia segnalazione inviata tramite i canali interni?
   La gestione delle segnalazioni tramite i canali interni è affidata ad un Ufficio di whistleblowing che è così composto:
   1. dal Comitato Etico, costituito dall’Internal Auditor e dai responsabili delle funzioni Risorse Umane, Legale e dal RGPC (Responsabile del sistema di Gestione per la Prevenzione della Corruzione), il quale ricevute le segnalazioni, le analizzerà, verificherà e tratterà, dandone comunque informativa all’Organismo di Vigilanza (ODV); ove le segnalazioni fossero relative a fattispecie di reato di cui al D.Lgs. 231/01, le rimetterà alla gestione dell’ODV
   2. dall’ODV, che analizzerà, verificherà e tratterà le segnalazioni rientranti nei reati di cui al D.Lgs. 231/01 e che, ove ritenga le segnalazioni non di propria competenza, le rimetterà alla gestione del Comitato Etico. Anche laddove la segnalazione sia di competenza dell’ODV, quest’ultimo informerà il Comitato Etico, ad esclusione solo di quel/i componente/i che dovessero essere in conflitto di interesse con la segnalazione, della segnalazione ricevuta e in sua gestione.

Nel caso in cui si ritenga che uno dei componenti del team di valutazione sia coinvolto in qualche misura nella segnalazione o si ritenga necessario o anche solo opportuno che uno di tali componenti debba essere escluso dalla gestione della segnalazione, è possibile, utilizzando il portale web, evidenziare tale circostanza all’interno del portale stesso ed escludere determinati soggetti dall’invio.

8. Il segnalante riceve conferma di presa in carico e riscontro sulla gestione della segnalazione inviata?

Sì, entro sette giorni dal ricevimento della segnalazione i gestori della stessa rilasceranno al segnalante un’informativa di avvenuta ricezione e presa in carico della segnalazione. Tale avviso sarà inoltrato al recapito indicato dal segnalante nella segnalazione, ove presente.

Inoltre, i gestori della segnalazione forniranno riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

9. Posso seguire lo stato di lavorazione della mia segnalazione?
   Certamente. L’autore della segnalazione inviata tramite il portale web Whistleblowing potrà avere continuo accesso per verificare l’evoluzione della sua segnalazione utilizzando il codice univoco fornitogli dal portale web all’atto dell’apertura della segnalazione.
10. Quali sono le misure di protezione garantite al segnalante dalla Procedura Whistleblowing?

Il sistema di protezione prescritto dal d.lgs. n. 24/2023 prevede un complesso di tutele riconosciuto al segnalante e ai cosiddetti facilitatori, ossia i soggetti facenti parte del medesimo contesto lavorativo del segnalante e che abbiano agevolato la presentazione della segnalazione, nonché al soggetto segnalato o coinvolto nella segnalazione. A condizione che la segnalazione sia stata effettuata secondo le modalità e i requisiti previsti dal d.lgs. n. 24/2023 ed esposti nella Procedura, le principali garanzie sono:

1. la tutela della riservatezza del segnalante, del facilitatore, della persona coinvolta e delle persone menzionate nella segnalazione;
2. la tutela da eventuali misure ritorsive adottate dalla Società nei confronti del segnalante e dei facilitatori;
3. esclusione da responsabilità civile, penale, amministrativa o disciplinare del segnalante rispetto alla rivelazione e alla diffusione di alcune informazioni