La cartella clinica informatizzata, come suggerisce il nome, rappresenta l’evoluzione digitale della cartella clinica cartacea. Si tratta di una parte importante del processo di trasformazione digitale che ha coinvolto la sanità negli ultimi anni. Nel caso specifico della Clinica San Francesco Galatina, ha permesso a questa realtà di porsi in una posizione virtuosa e di raggiungere con largo anticipo gli obiettivi di Regione Puglia, che indicano gennaio 2026 come termine per tale integrazione.
Matteo Tartaro, vicepresidente della Clinica San Francesco Galatina, e Luca Ferraris, direttore marketing Exprivia, raccontano il percorso che ha condotto a questo risultato (ndr: la foto in alto è il rendering della clinica a fine progetto di ampliamento, di cui la cartella clinica è parte integrante).
Introduzione alla Cartella Clinica Informatizzata
Al di là del semplice aspetto organizzativo, la cartella clinica informatizzata, o cartella clinica elettronica secondo la definizione più comune, è uno dei passaggi evolutivi fondamentali nella digitalizzazione della sanità che, in Italia, ha avuto grandissimo impulso grazie al PNRR. La sua importanza strategica deriva principalmente da due ragioni: dal punto di vista organizzativo, permette una gestione più efficiente dei processi, che diventano più agili e resistenti agli errori. Dal punto di vista della patient experience, invece, permette una maggiore trasparenza. Soprattutto, nel contesto generale della sanità digitale, è un passaggio propedeutico all’integrazione con il fascicolo sanitario elettronico.
Implementazione della CCI nella Clinica San Francesco
La Clinica San Francesco ha avviato lo scorso anno il progetto per l’adozione di una cartella clinica informatizzata end-to-end, integrata con i sistemi regionali. “La collaborazione è nata da una ricerca di system integrator che avessero una consolidata storicità nel panorama sanitario - ricorda Tartaro - la presenza di Exprivia come fornitore ufficiale in Puglia ha facilitato il processo decisionale, dal momento che avrebbe reso più agevole l’integrazione con le piattaforme regionali”.
Nella declinazione scelta dalla Clinica San Francesco, la cartella clinica copre l’intero ciclo di vita del paziente, ospedaliero e ambulatoriale. Gestisce l’accettazione, il bed management e la somministrazione farmacologica. Anche l’invio delle richieste di prestazioni tra reparti avviene in modalità elettronica. Include, inoltre, i diari medici e infermieristici digitali. “La Clinica ha scelto un approccio che permettesse una digitalizzazione il più possibile completa, sia per migliorare l’efficienza dei propri processi, sia per soddisfare fin da subito i requisiti necessari per l’integrazione con le piattaforme regionali” spiega Ferraris.
La formazione, indispensabile per una adozione efficace dello strumento, ha coinvolto il personale IT interno, che si occupa dell’istruzione di primo livello degli operatori, e il supporto di esperti di Exprivia. “Affiancare un operatore interno alla nostra azienda sanitaria alla formazione sul campo offerta da Exprivia ci permette un onboarding e un supporto di primo livello agili, con la certezza di poterci rivolgere all’azienda per le istanze più complesse” precisa Tartaro, che continua: “Va sottolineato che l’evoluzione positiva del progetto è stata determinata dall’impegno del management, dall’entusiasmo condiviso da personale e direzione sanitaria, oltre che dalle caratteristiche della soluzione Exprivia, fortemente personalizzabile e flessibile”. Attualmente il sistema è pienamente operativo, con ulteriori integrazioni in corso (ndr: la foto qui sotto è quella della clinica prima del progetto di ampliamento).
Tecnologia utilizzata per l’implementazione della CCI
Per accogliere la nuova soluzione, la clinica ha ridisegnato la propria rete locale e rivisto la fornitura di connettività. “Exprivia ha fornito le linee guida infrastrutturali, ha indicato i requisiti di banda e capacità server, lasciando all’azienda la ricerca dei fornitori” afferma Ferraris. I lavori preparatori, dall’ordinativo degli hardware alla loro installazione si sono conclusi a gennaio; la successiva implementazione funzionale è stata completata in circa sei settimane.
La Clinica San Francesco, su indicazione di Exprivia, ha scelto un’infrastruttura basata su server esterni forniti da un cloud provider. Una scelta fatta nell’ottica di semplificare manutenzione e responsabilità nel medio-lungo periodo.
La cartella clinica elettronica si integra con i sistemi regionali di riconoscimento del paziente e, in ambito ambulatoriale, con i CUP per la gestione degli appuntamenti. “Nelle future implementazioni prevediamo di creare nuove interfacce con sistemi di diagnostica e laboratori analisi” spiega Tartaro.
La procedura di dimissione è integrata con la firma digitale: in questo modo i documenti generati e inseriti nel Fascicolo Sanitario elettronico hanno valore legale equipollente ai tradizionali documenti cartacei.
Vantaggi della digitalizzazione delle Cartelle Cliniche
Abbiamo accennato molto brevemente ai vantaggi della cartella clinica informatizzata. Volendo dettagliare in modo più completo, ricordiamo qui i principali:
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dematerializzazione dei documenti clinici con conservazione del valore giuridico, e con la possibilità di generare dati modulabili per utente;
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centralizzazione e velocizzazione della gestione della documentazione in una piattaforma sicura e accessibile;
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miglioramento della collaborazione tra professionisti sanitari, attraverso l’accesso immediato ad anamnesi, risultati di analisi e referti, senza i tempi e il rischio di errore tipici dei sistemi cartacei;
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miglioramento della continuità della cura e semplificazione della gestione della distribuzione dei referti, con riduzione di tempi e costi;
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integrazione con il Fascicolo Sanitario Elettronico, caratteristica che abilita anche la condivisione delle informazioni fra diverse strutture, anche attraverso sistemi come CUP per la gestione di scadenze e appuntamenti;
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gestione della conformità GDPR, anche attraverso strumenti specifici per la gestione della privacy e dei dati condivisi a disposizione del paziente;
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tracciabilità del percorso di cura, dalle somministrazioni farmacologiche ai diari medici, fino alla compilazione automatica di documenti come la lettera di dimissione.
Come possiamo vedere, si tratta di uno strumento che garantisce un perfetto equilibrio fra efficienza, tutela del paziente e miglioramento qualitativo dei processi di gestione: best practice che si ritrovano nella nuova visione digitale della sanità, come testimonia per esempio la recente istituzione dell’Ecosistema dei dati sanitari.
CCI: sicurezza e privacy dei dati
Dal punto di vista della cybersecurity e della tutela dei dati personali, è stato implementato un sistema di gestione di utenze, autorizzazioni, permessi e privilegi per quanto riguarda il backend. “La clinica è coinvolta nel processo di adeguamento alla normativa NIS2 e la nuova soluzione permette di affrontare il tema della cybersecurity, in maniera più serena, anche attraverso l’opportunità di estendere la consulenza Exprivia a questi aspetti” afferma Ferraris.
“Il nuovo sistema implementato porta ordine e corregge anche errori pregressi nella gestione delle utenze” aggiunge il vicepresidente della Clinica San Francesco. Dal punto di vista del frontend, è disponibile uno strumento che permette ai pazienti scegliere quali informazioni sensibili condividere, in conformità con le normative vigenti. Un tool per la privacy che consente al paziente di gestire le proprie informazioni, secondo le disposizioni vigenti. “Questo permette di tutelare il cliente finale garantendo che possa dare le autorizzazioni in maniera abbastanza veloce senza rendere troppo rigidi i processi interni” conclude Tartaro.
Sfide affrontate durante l’implementazione della CCI
Per la verità, come ricorda il vicepresidente Matteo Tartaro, la forte volontà condivisa di accogliere una soluzione per la gestione attraverso la Cartella Clinica Informatizzata ha reso il processo semplice, veloce ed efficace. L’unica sfida tecnologica rilevante è stata l’adeguamento dell’infrastruttura: la clinica, che inizialmente disponeva di una connessione FTC e di una rete LAN cresciuta in modo non omogeneo, ha dovuto riprogettare la rete locale e adottare una connettività basata su fibra ottica resa possibile dall’installazione di un ponte radio. Exprivia ha fornito le indicazioni necessarie per questi adeguamenti, come le specifiche per server e connettività
Impatto della CCI sui pazienti e sul personale sanitario
Per i pazienti, l'impatto è stato significativamente positivo in termini di patient experience, con una soluzione definita user friendly e veloce, ma soprattutto con importanti rivolti pratici: la cartella clinica informatizzata permette di evitare che i pazienti debbano ripresentare la documentazione sanitaria in caso di ricoveri o accessi a diverse strutture: la loro storia sanitaria è disponibile attraverso il sistema di interscambio regionale. Le risultanze cliniche vengono trasferite al Fascicolo Sanitario Elettronico, dove rimangono disponibili per il paziente e per i sanitari autorizzati in formato digitale.
Anche da parte del personale sanitario l’accoglienza è stata positiva: la cartella clinica elettronica ha portato a una gestione più efficiente e rapida della documentazione. L'eliminazione dei tradizionali incartamenti cartacei ha snellito i processi, per esempio nel caso di richiesta di prestazioni tra reparti. Inoltre, ha ridotto i tempi di gestione e i margini di errore: i documenti in formato digitale circolano istantaneamente e non rischiano di essere smarriti. La tracciabilità completa di terapie e somministrazioni offre una tutela legale al personale sanitario, visto che rende possibile dimostrare in ogni momento la correttezza e la qualità del proprio operato. Infine, la compilazione automatica della lettera di dimissione e la sua integrazione con la firma digitale semplificano il processo di fine degenza.
Come la cartella clinica informatizzata si evolverà
L'adozione di una cartella clinica elettronica integrata tra ospedale e territorio è un passo fondamentale verso una nuova gestione integrata delle cure, che garantisca coerenza e continuità. “Dal momento che la Clinica ha già raggiunto con largo anticipo l’integrazione con l’FSE regionale, i prossimi obiettivi riguardano soprattutto l’integrazione di altri sistemi interni, per esempio i laboratori analisi e della diagnostica” spiega il Tartaro.
La modernizzazione come strumento di crescita
La Clinica San Francesco Galatina ha scelto di affrontare l’adozione della cartella clinica informatizzata come un’opportunità di modernizzazione, senza limitarsi al mero adempimento normativo. Questo approccio lungimirante ha permesso l’evoluzione di un progetto importante, in cui le scelte tecnologiche si trasformano in opportunità di sviluppo e miglioramento continuo.